Tijdmanagement: de les van het lege aquarium

leeg aquariumHet dringende kan het belangrijke danig in de weg zitten. Er zijn zoveel van dingen die moeten, voor jouw gevoel dringend zijn en daarom niet kunnen wachten, maar zij verdringen zaken die belangrijk zijn en minder dringend. Ooit hoorde ik het verhaal over het lege aquarium. Dat verhaal hielp mij aan een beeld om het dringende en het belangrijke de goede plaats te geven.

Het verhaal ging ongeveer zo: Een professor wilde aan zijn studenten duidelijk maken hoe ze hun tijd het meest effectief konden indelen. Hij zette een leeg aquarium op zijn tafel voorin de collegezaal, en zei: ‘Ik ga dit aquarium vullen’. Vanonder de tafel pakte hij een aantal grote, vuistdikke, ruwe stenen en stapelde die in het aquarium totdat het helemaal vol was. ‘Is het aquarium vol?, vroeg hij de studenten. Zij beaamden dit.

Vervolgens pakte hij een emmer met daarin grote kiezelstenen. Er konden nog heel wat van die grote kiezelstenen tussen de grote stenen. De studenten aarzelden toen hij weer vroeg: ‘Is het aquarium vol?’

Opnieuw dook de prof onder zijn tafel en kwam met een emmer met kleine kiezelstenen tevoorschijn. Van deze kleine kiezels pasten er nog heel wat in het aquarium.

Tenslotte haalde hij een emmer met zand tevoorschijn. Ondanks de grote stenen, de grote en de kleine kiezels, die het aquarium vulden, konden er nog heel wat scheppen zand bij.

‘En nu de moraal van het verhaal’, zo vervolgde de Professor zijn betoog. ‘Zie het aquarium als een beeld van je leven, de tijd die je krijgt om op deze wereld te leven. Maar je kunt het ook wat kleiner maken, elk levensjaar dat je ontvang, of elke maand of elke week, zou je kunnen vergelijken met een leeg aquarium. Die tijd wordt ingevuld met allerlei activiteiten, slapen, eten, werken, studeren, ontspannen. Ieder doet dat op een eigen, unieke manier. Daarom zijn onze levens ook zo verschillend. Maar we beseffen dat tijd kostbaar is. En dat, wil je iets bereiken, je heel goed met je tijd moet omgaan. De sleutel daartoe heb ik jullie laten zien met dit aquarium. Het komt aan op de volgorde waarin je dingen een plek geeft in je leven. Wat echt belangrijk is voor jou, moet je voorrang geven in je leven. Dat betekent dat je er tijd en ruimte voor maakt, dat je ervoor zorgt dat ze niet van hun plaats worden gedreven door allerlei onbenullige dingen, die er niet toe doen. Wat belangrijk is moet de eerste en de grootste plaats krijgen. Als je een goede wetenschapper wilt worden zal studie en onderzoek doen een belangrijke plek in je agenda moeten krijgen. Eenvoudigweg omdat je dit doel alleen behaalt als je daar heel veel tijd aan besteedt. Veel mensen doen het verkeerd. Ze geven voorrang aan allerlei in hun ogen dringende dingen, ze beginnen met zand, maar dan blijkt er geen plaats meer over te blijven voor de belangrijke dingen. Als je een tentamen moet voorbereiden, dan moet je dit een stevige plak in je agenda geven. En die gereserveerde tijd daar ook echt aan besteden. Zo niet, dan word je tijd opgesnoept door allerlei onnozele en op het oog dringende dingen, zoals mail, facebook, plezier maken met je mede-studenten’.

Dit verhaal is een prachtige illustratie van wat Stephen Covey bedoelt met zijn derde eigenschap Begin bij het begin in zijn beroemde boek Zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Ik heb het trouwens liever over gewoonten. Eigenschappen klinkt alsof je ze hebt of niet. Maar het zijn gewoonten die aan te leren zijn. Een van die gewoonten is Begin bij het begin.

Covey schijnt dit weer geleend te hebben van de Amerikaanse generaal en president Dwight D. Eisenhower, die ooit dit principe formuleerde: ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’. Hieraan is de prioriteitenmatrix van Eisenhower ontleend.covey tijdmanagementmatrix

De grote stenen zitten in kwadrant II, belangrijk en niet dringend. Deze activiteiten sneeuwen snel onder vanwege dringende belangrijke en niet belangrijke zaken. Covey leert in zijn boek ons een gewoonte aan hoe we ervoor kunnen zorgen dat kwadrant II voldoende aan bod komt.

Ooit las ik een artikel van Charles Hummel waarin de geestelijke dimensie van deze tegenstelling wordt geschetst. Dit artikel helpt om verder te komen dan het aankweken van een gewoonte. Het laat zien dat tijdsbesteding een spiegel is van waar het je werkelijk om gaat.

 

Over de last die email heet

Email is meer last dan lust. Ik ben bezig hier verandering in aan te brengen. Het boekje We Quit mail helpt me daarbij. Hierover gingen mijn laatste twee blogs.

Ondertussen vordert het zomerreces, vroeg ik enkele mensen naar hun email-beleving en kreeg ik af en toe tweets onder ogen, geschreven door emaillast-dragers, die iets van hun emailstress van zich af twitterden.

Het blijkt dat veel mensen worstelen met hun mail. Eén van mijn collega’s met wie ik regelmatig informatie via de mail uitwissel, stopte een aantal weken terug met antwoorden. Niet wetend wat er aan de hand was begon ik hem te bellen als ik echt iets van hem nodig had. Later hoorde ik dat hij was vastgelopen in zijn mail. Zijn Inbox bevatte meer dan 300 mailberichten. Hij kwam er niet meer doorheen.

Een andere collega stuurde in de eerste week van het zomerreces de volgende tweet:

Collega @collega . 16 Jul *nog 290 mailtjes te gaan*.

Lijkt mij geen prettige start van je zomerreces, je eerst door een enorme berg heen moeten worstelen, voordat de deur naar de vakantie open kan.

Een predikant wiens twitterberichten ik pleeg te volgen twitterde:

Predikant@predikant.15 Jul Wil niemand mij ooit meer een mailtje sturen? Zit nu al bijna een hele dag achterstallig spul weg te werken. #allesmoetwegvoordevakantie

Zo dwingend is onze mailbox, dat we het als een last ervaren en ons niet aan vakantie(gevoel) kunnen overgeven, voordat we die last hebben afgewenteld. Ik herken dit gevoel maar al te goed. Afwentelen van de last deed ik vaak op zaterdagmorgen. Begon dan vroeg. Of als ik een thuiswerkdag had, was het eerste wat ik deed de mailbox bijwerken. Gevolg was steevast dat ik daar zoveel tijd aan besteedde dat ik nauwelijks aan andere grote klussen toekwam. Dat is een van de negatiefste email-effecten, dat je mail je verhindert om de dingen te doen die belangrijk zijn. De mail krijgt voorrang, zo gaat het dringende voor het belangrijke en dat is een verkeerde keus. Even geeft het een lekker gevoel om de box leeg te hebben, maar de negatieve gevoelens prikken er gauw doorheen. Spijt dat je niet die belangrijke klus eerst hebt gedaan. Gevoel van leegte omdat je niet goed kunt zien wat je deed.

Daarnaast is er nog een belangrijk negatief psychologisch gevolg van voortdurend maar met email bezig te moeten zijn. Net zoals veel achter een beeldscherm werken iets doet met je leesgedrag, zo doet veel emailen ook iets met je werkgedrag. Email focust je op het platte resultaat: zoveel mogelijk mails wegwerken in de tijd die je er voort hebt. Dat wordt overigens altijd meer dan je vooraf inschatte.

Gewoon, lekker met een stevige klus aan het werk zijn, geeft je heel iets anders terug. Je bent dan betrokken, geconcentreerd, je voelt dat je iets zinvols doet en er is plezier en tevredenheid als het geslaagd is en ook als zichtbaar of merkbaar is welke bijdrage je daarmee leverde. Op die manier plezier beleven aan je werk, daardoor ook energie opbouwen, een zekere trots hebben over wat je presteerde, een goed gevoel overhouden aan een klus, dat heb ik nauwelijks bij email. En ik betrap me erop dat mijn email-gedrag (werken voor het resultaat op korte termijn) ook mijn andere werkzaamheden gaat infecteren. Dat ik voor mijn gevoel meer bezig ben met het afwerken van klussen en minder geniet en oppervlakkiger bezig ben.

Ik wil dit graag doorbreken. En de zaken omdraaien. Eerst doen wat belangrijk is en dat op een goede manier doen, zodat ik er plezier aan beleef en gevoel heb zinnige dingen te doen. En de email de tweede of misschien wel derde of vierde plek geven in mijn werkgolgorde.

In een tweet over email was de volgende afbeelding bijgesloten. Mogelijk brengt dit u ook tot een vakantie-reflectie op uw emailgedrag en de gevoelens die daar bij horen. Laat het even rustig op je inwerken.

vacation

De twitterberichten die ik citeerde zijn een illustratie van hoge stresspiek aan het begin van de vakantie.

Dat het je tijdens de vakantie soms aanvliegt als je er aan denkt wat er na de vakantie allemaal moet gebeuren, is ook herkenbaar: de wat lagere stresspiek halverwege de vakantie. En ook de bevrijding, het gevoel even niet te moeten en alle ruimte en vrijheid te hebben. Spelen met de gedachte om niet meer terug te gaan, gewoon iets anders te gaan doen, meer relaxed, meer vrijheid. Maar de meesten zullen na de vakantie weer terugkomen in hun oude werksituatie. De grote schrik bij de opening van de mailbox, de stress-thermometer schiet omhoog, maar dan ontdekken dat er zoveel spam in zit.

Gedurende het zomerreces ontdekte ik dat ik weinig mails vanuit mijn werk krijg, maar wel veel nieuwsbrieven en alerts.

Ik ben nu bezig deze allemaal op te zeggen. Dat scheelt een heleboel digitale post. De meeste nieuwsbrieven las ik nooit, blij dat ik dit soort mails gewoon kon wegklikken zonder me schuldig te voelen. Dit is opnieuw een stap om mijn mailgedrag te veranderen.