Tijdmanagement: de les van het lege aquarium

leeg aquariumHet dringende kan het belangrijke danig in de weg zitten. Er zijn zoveel van dingen die moeten, voor jouw gevoel dringend zijn en daarom niet kunnen wachten, maar zij verdringen zaken die belangrijk zijn en minder dringend. Ooit hoorde ik het verhaal over het lege aquarium. Dat verhaal hielp mij aan een beeld om het dringende en het belangrijke de goede plaats te geven.

Het verhaal ging ongeveer zo: Een professor wilde aan zijn studenten duidelijk maken hoe ze hun tijd het meest effectief konden indelen. Hij zette een leeg aquarium op zijn tafel voorin de collegezaal, en zei: ‘Ik ga dit aquarium vullen’. Vanonder de tafel pakte hij een aantal grote, vuistdikke, ruwe stenen en stapelde die in het aquarium totdat het helemaal vol was. ‘Is het aquarium vol?, vroeg hij de studenten. Zij beaamden dit.

Vervolgens pakte hij een emmer met daarin grote kiezelstenen. Er konden nog heel wat van die grote kiezelstenen tussen de grote stenen. De studenten aarzelden toen hij weer vroeg: ‘Is het aquarium vol?’

Opnieuw dook de prof onder zijn tafel en kwam met een emmer met kleine kiezelstenen tevoorschijn. Van deze kleine kiezels pasten er nog heel wat in het aquarium.

Tenslotte haalde hij een emmer met zand tevoorschijn. Ondanks de grote stenen, de grote en de kleine kiezels, die het aquarium vulden, konden er nog heel wat scheppen zand bij.

‘En nu de moraal van het verhaal’, zo vervolgde de Professor zijn betoog. ‘Zie het aquarium als een beeld van je leven, de tijd die je krijgt om op deze wereld te leven. Maar je kunt het ook wat kleiner maken, elk levensjaar dat je ontvang, of elke maand of elke week, zou je kunnen vergelijken met een leeg aquarium. Die tijd wordt ingevuld met allerlei activiteiten, slapen, eten, werken, studeren, ontspannen. Ieder doet dat op een eigen, unieke manier. Daarom zijn onze levens ook zo verschillend. Maar we beseffen dat tijd kostbaar is. En dat, wil je iets bereiken, je heel goed met je tijd moet omgaan. De sleutel daartoe heb ik jullie laten zien met dit aquarium. Het komt aan op de volgorde waarin je dingen een plek geeft in je leven. Wat echt belangrijk is voor jou, moet je voorrang geven in je leven. Dat betekent dat je er tijd en ruimte voor maakt, dat je ervoor zorgt dat ze niet van hun plaats worden gedreven door allerlei onbenullige dingen, die er niet toe doen. Wat belangrijk is moet de eerste en de grootste plaats krijgen. Als je een goede wetenschapper wilt worden zal studie en onderzoek doen een belangrijke plek in je agenda moeten krijgen. Eenvoudigweg omdat je dit doel alleen behaalt als je daar heel veel tijd aan besteedt. Veel mensen doen het verkeerd. Ze geven voorrang aan allerlei in hun ogen dringende dingen, ze beginnen met zand, maar dan blijkt er geen plaats meer over te blijven voor de belangrijke dingen. Als je een tentamen moet voorbereiden, dan moet je dit een stevige plak in je agenda geven. En die gereserveerde tijd daar ook echt aan besteden. Zo niet, dan word je tijd opgesnoept door allerlei onnozele en op het oog dringende dingen, zoals mail, facebook, plezier maken met je mede-studenten’.

Dit verhaal is een prachtige illustratie van wat Stephen Covey bedoelt met zijn derde eigenschap Begin bij het begin in zijn beroemde boek Zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Ik heb het trouwens liever over gewoonten. Eigenschappen klinkt alsof je ze hebt of niet. Maar het zijn gewoonten die aan te leren zijn. Een van die gewoonten is Begin bij het begin.

Covey schijnt dit weer geleend te hebben van de Amerikaanse generaal en president Dwight D. Eisenhower, die ooit dit principe formuleerde: ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’. Hieraan is de prioriteitenmatrix van Eisenhower ontleend.covey tijdmanagementmatrix

De grote stenen zitten in kwadrant II, belangrijk en niet dringend. Deze activiteiten sneeuwen snel onder vanwege dringende belangrijke en niet belangrijke zaken. Covey leert in zijn boek ons een gewoonte aan hoe we ervoor kunnen zorgen dat kwadrant II voldoende aan bod komt.

Ooit las ik een artikel van Charles Hummel waarin de geestelijke dimensie van deze tegenstelling wordt geschetst. Dit artikel helpt om verder te komen dan het aankweken van een gewoonte. Het laat zien dat tijdsbesteding een spiegel is van waar het je werkelijk om gaat.