Dankboek

Aan het eind van het jaar komen veel mensen in een gemoedsgesteldheid waardoor ze gaan terugkijken op wat er gepasseerd is. Hoe doe je dat? Ernst-Jan Pfauth wijst ons de weg om daarin dankbaarheid te tonen. Hij heeft dit tot onderdeel van zijn levenspatroon gemaakt en is er gelukkiger door geworden.

Op 1 september 2017, las ik dit bijzondere twitterbericht: Kijk hoe mooi het #Dankboek, dagboek voor een tevredener leven, van @ejpfauth is geworden! Het bericht kwam van Rob Wijnberg, die samen met Ernst-Jan Pfauth de Correspondent heeft bedacht en opgericht. De Correspondent is een online journalistiek platform, dat onafhankelijke journalistiek wil bedrijven. Donateurs en leden financieren het, ze plaatsen geen advertenties.

Ernst-Jan Pfauth las een jaar lang zelfhulpboeken en deed er verslag van. In een aantal artikelen beschrijft hij deze leestocht. Het resultaat: hij is er niet gelukkiger van geworden. De zelfhulpboeken leerden hem nog efficiënter te werken, maar de tijd die hij uitspaarde ging op in nog meer werken. Al die boeken leverden hem chronische ontevredenheid op. Hij ontdekte dat we niet moeten streven naar succes of rijkdom, maar naar voldoening.

Het verhaal raakt me, omdat het zo herkenbaar is. Ook in mijn leven. Harder, efficiënter werken, laat leegte achter, geen voldoening. Uiteindelijk is echte voldoening niet te vinden in hard je best doen. Geluk en voldoening hebben te maken met je levenshouding, de richting van je leven. Ernst-Jan en zijn vrouw zijn dat gaan oefenen. Gewoon door aan het eind van de dag terug te denken aan wat er die dag voldoening gaf, waar ze dankbaar voor zijn. Dit werd een ritueel en het door hem ontwikkelde Dankboek ondersteunt daarbij. Het recept is eenvoudig, het Dankboek nodigt je uit om elke avond drie dingen op te schrijven waarvoor je dankbaar bent.

Ik doe hetzelfde, maar anders. Ik hou een persoonlijk journaal bij. Begin dan meestal met waar ik dankbaar voor ben en zet voor die dingen een D in de kantlijn. Dankbaar zijn leerde ik in de christelijke traditie waarin ik ben gevormd. Dankbaarheid is een centrale waarde in het christelijk geloof en is sterk gerelateerd aan afhankelijkheid. Een levenshouding die haaks staat op maakbaarheid. Een afhankelijk mens beseft dat er machten en krachten zijn die buiten zijn directe invloedsfeer liggen.

Voor mij als christen heeft afhankelijkheid alles te maken met het geloof in God. Met de belijdenis dat Hij mijn leven leidt. Met rust die ik niet in mezelf vindt en die niet door eigen inspanning verwerf, maar vind in de overgave aan God. Leven uit dankbaarheid is een leven in afhankelijkheid. Dat geeft rust en richting aan je leven. Het werkt als tegengif tegen alle onrust, stress, ego-tripperij, het voortdurend de lat te hoog leggen en alles-moeten-doen. Inderdaad, de ervaring van Ernst-Jan is herkenbaar. Dankbaarheid leidt tot een gelukkiger leven.

Het dankboek is verkrijgbaar via de kiosk van De Correspondent. Kost wel wat € 20,-, maar je krijgt er ook iets voor. En het werkt. Dat heeft Ernst-Jan ervaren. Maar dat weten we al duizenden jaren. Dankbaarheid loont.

 

 

De Berijder, de Olifant en het Pad. Over veranderen.

Lijners krijgen nooit genoeg van nieuwe artikelen en boeken over manieren om slank te worden en te blijven. Op de keper beschouwd komen veel van deze boeken en artikelen neer op het herhalen van een aantal fundamentele principes. Ze worden alleen steeds weer opnieuw verpakt en aan de man gebracht.

switchDit geldt ook voor boeken en artikelen over gedragsverandering. Lijnen is trouwens ook voor 99% gedragsverandering. Iedereen heeft van die gedragingen die hij graag kwijt zou willen  of zou willen veranderen, maar het lukt maar niet of slechts voor een poosje. Psychologen hebben allang de fundamentele principes voor gedragsverandering in kaart gebracht. Maar ze toepassen is moeilijk. Soms verschijnt er weer een boekje waarin het allemaal nog eens op een rij wordt gezet, maar dan net weer even anders. Zo’n boekje is Switch, veranderen als verandering moeilijk is. De broeders Heath die dit boekje schreven, publiceerden ook de bestseller De plakfactor. In  Switch vertellen ze hoe je veranderingen succesvol kunt aanpakken, bij jezelf of in je team of bedrijf. En allicht kun je daar weer wat van leren of roept het inzichten bij je wakker die weggezakt waren.

De broeders Heath gebruiken en sterk beeld. Een Olifant, de Berijder en het Pad. Ze doen er alle drie toe. Succes is alleen verzekerd als je ze alle drie voldoende aandacht geeft.

De Berijder geeft de richting aan, maakt de plannen, is de rationele kant van de mens. Deze heeft de neiging om zich te verliezen in de analyse en de plannenmakerij waardoor het proces niet op gang komt. De Berijder heeft ook de neiging om in het negatieve te blijven hangen en achterom te kijken in plaats van vooruit. Daarom moet je aansluiten bij lichtpuntjes, dingen die blijken te werken en daar meer van gaan doen. Moet je de planning zo concreet mogelijk maken en een ansichtkaart hebben met de concrete eindbestemming.

De Olifant staat voor de emotie, de motivatie. Het aanspreken van het gevoel is cruciaal om in beweging te komen. Maar de Olifant is ook snel uit het veld geslagen. Daarom moet de stappen klein zijn, directe succesjes opleveren. De mensen moeten het gevoel hebben het te kunnen en ondertussen te groeien.

Het Pad is de omgeving. Om tot een succesvolle verandering te komen moet de omgeving worden aangepast. Zorg dat het moeilijker wordt om het oude gedrag te laten zien. Cultiveer nieuwe gewoontes door actieprikkels te bedenken, die een goed gevoel geven, maar ook de eindbestemming dichterbij brengen. En verzamel de troepen, maak er een collectief proces van, een mens is een kuddedier, goed voorbeeld doet goed volgen.

Denk bij een verandering, bij jezelf of in je team, aan deze drie elementen: de Berijder, de Olifant en het Pad oftewel het Kennen, het Willen en het Kunnen. Als het aan een van deze drie hapert, zal de verandering niet of nauwelijks bereikt worden.

n.a.v.

Heath Chip & Dan Heath (2012).  Switch. Veranderen als verandering moeilijk is. Amsterdam: Pearson.

Tijdmanagement: de les van het lege aquarium

leeg aquariumHet dringende kan het belangrijke danig in de weg zitten. Er zijn zoveel van dingen die moeten, voor jouw gevoel dringend zijn en daarom niet kunnen wachten, maar zij verdringen zaken die belangrijk zijn en minder dringend. Ooit hoorde ik het verhaal over het lege aquarium. Dat verhaal hielp mij aan een beeld om het dringende en het belangrijke de goede plaats te geven.

Het verhaal ging ongeveer zo: Een professor wilde aan zijn studenten duidelijk maken hoe ze hun tijd het meest effectief konden indelen. Hij zette een leeg aquarium op zijn tafel voorin de collegezaal, en zei: ‘Ik ga dit aquarium vullen’. Vanonder de tafel pakte hij een aantal grote, vuistdikke, ruwe stenen en stapelde die in het aquarium totdat het helemaal vol was. ‘Is het aquarium vol?, vroeg hij de studenten. Zij beaamden dit.

Vervolgens pakte hij een emmer met daarin grote kiezelstenen. Er konden nog heel wat van die grote kiezelstenen tussen de grote stenen. De studenten aarzelden toen hij weer vroeg: ‘Is het aquarium vol?’

Opnieuw dook de prof onder zijn tafel en kwam met een emmer met kleine kiezelstenen tevoorschijn. Van deze kleine kiezels pasten er nog heel wat in het aquarium.

Tenslotte haalde hij een emmer met zand tevoorschijn. Ondanks de grote stenen, de grote en de kleine kiezels, die het aquarium vulden, konden er nog heel wat scheppen zand bij.

‘En nu de moraal van het verhaal’, zo vervolgde de Professor zijn betoog. ‘Zie het aquarium als een beeld van je leven, de tijd die je krijgt om op deze wereld te leven. Maar je kunt het ook wat kleiner maken, elk levensjaar dat je ontvang, of elke maand of elke week, zou je kunnen vergelijken met een leeg aquarium. Die tijd wordt ingevuld met allerlei activiteiten, slapen, eten, werken, studeren, ontspannen. Ieder doet dat op een eigen, unieke manier. Daarom zijn onze levens ook zo verschillend. Maar we beseffen dat tijd kostbaar is. En dat, wil je iets bereiken, je heel goed met je tijd moet omgaan. De sleutel daartoe heb ik jullie laten zien met dit aquarium. Het komt aan op de volgorde waarin je dingen een plek geeft in je leven. Wat echt belangrijk is voor jou, moet je voorrang geven in je leven. Dat betekent dat je er tijd en ruimte voor maakt, dat je ervoor zorgt dat ze niet van hun plaats worden gedreven door allerlei onbenullige dingen, die er niet toe doen. Wat belangrijk is moet de eerste en de grootste plaats krijgen. Als je een goede wetenschapper wilt worden zal studie en onderzoek doen een belangrijke plek in je agenda moeten krijgen. Eenvoudigweg omdat je dit doel alleen behaalt als je daar heel veel tijd aan besteedt. Veel mensen doen het verkeerd. Ze geven voorrang aan allerlei in hun ogen dringende dingen, ze beginnen met zand, maar dan blijkt er geen plaats meer over te blijven voor de belangrijke dingen. Als je een tentamen moet voorbereiden, dan moet je dit een stevige plak in je agenda geven. En die gereserveerde tijd daar ook echt aan besteden. Zo niet, dan word je tijd opgesnoept door allerlei onnozele en op het oog dringende dingen, zoals mail, facebook, plezier maken met je mede-studenten’.

Dit verhaal is een prachtige illustratie van wat Stephen Covey bedoelt met zijn derde eigenschap Begin bij het begin in zijn beroemde boek Zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Ik heb het trouwens liever over gewoonten. Eigenschappen klinkt alsof je ze hebt of niet. Maar het zijn gewoonten die aan te leren zijn. Een van die gewoonten is Begin bij het begin.

Covey schijnt dit weer geleend te hebben van de Amerikaanse generaal en president Dwight D. Eisenhower, die ooit dit principe formuleerde: ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’. Hieraan is de prioriteitenmatrix van Eisenhower ontleend.covey tijdmanagementmatrix

De grote stenen zitten in kwadrant II, belangrijk en niet dringend. Deze activiteiten sneeuwen snel onder vanwege dringende belangrijke en niet belangrijke zaken. Covey leert in zijn boek ons een gewoonte aan hoe we ervoor kunnen zorgen dat kwadrant II voldoende aan bod komt.

Ooit las ik een artikel van Charles Hummel waarin de geestelijke dimensie van deze tegenstelling wordt geschetst. Dit artikel helpt om verder te komen dan het aankweken van een gewoonte. Het laat zien dat tijdsbesteding een spiegel is van waar het je werkelijk om gaat.

 

Over de last die email heet

Email is meer last dan lust. Ik ben bezig hier verandering in aan te brengen. Het boekje We Quit mail helpt me daarbij. Hierover gingen mijn laatste twee blogs.

Ondertussen vordert het zomerreces, vroeg ik enkele mensen naar hun email-beleving en kreeg ik af en toe tweets onder ogen, geschreven door emaillast-dragers, die iets van hun emailstress van zich af twitterden.

Het blijkt dat veel mensen worstelen met hun mail. Eén van mijn collega’s met wie ik regelmatig informatie via de mail uitwissel, stopte een aantal weken terug met antwoorden. Niet wetend wat er aan de hand was begon ik hem te bellen als ik echt iets van hem nodig had. Later hoorde ik dat hij was vastgelopen in zijn mail. Zijn Inbox bevatte meer dan 300 mailberichten. Hij kwam er niet meer doorheen.

Een andere collega stuurde in de eerste week van het zomerreces de volgende tweet:

Collega @collega . 16 Jul *nog 290 mailtjes te gaan*.

Lijkt mij geen prettige start van je zomerreces, je eerst door een enorme berg heen moeten worstelen, voordat de deur naar de vakantie open kan.

Een predikant wiens twitterberichten ik pleeg te volgen twitterde:

Predikant@predikant.15 Jul Wil niemand mij ooit meer een mailtje sturen? Zit nu al bijna een hele dag achterstallig spul weg te werken. #allesmoetwegvoordevakantie

Zo dwingend is onze mailbox, dat we het als een last ervaren en ons niet aan vakantie(gevoel) kunnen overgeven, voordat we die last hebben afgewenteld. Ik herken dit gevoel maar al te goed. Afwentelen van de last deed ik vaak op zaterdagmorgen. Begon dan vroeg. Of als ik een thuiswerkdag had, was het eerste wat ik deed de mailbox bijwerken. Gevolg was steevast dat ik daar zoveel tijd aan besteedde dat ik nauwelijks aan andere grote klussen toekwam. Dat is een van de negatiefste email-effecten, dat je mail je verhindert om de dingen te doen die belangrijk zijn. De mail krijgt voorrang, zo gaat het dringende voor het belangrijke en dat is een verkeerde keus. Even geeft het een lekker gevoel om de box leeg te hebben, maar de negatieve gevoelens prikken er gauw doorheen. Spijt dat je niet die belangrijke klus eerst hebt gedaan. Gevoel van leegte omdat je niet goed kunt zien wat je deed.

Daarnaast is er nog een belangrijk negatief psychologisch gevolg van voortdurend maar met email bezig te moeten zijn. Net zoals veel achter een beeldscherm werken iets doet met je leesgedrag, zo doet veel emailen ook iets met je werkgedrag. Email focust je op het platte resultaat: zoveel mogelijk mails wegwerken in de tijd die je er voort hebt. Dat wordt overigens altijd meer dan je vooraf inschatte.

Gewoon, lekker met een stevige klus aan het werk zijn, geeft je heel iets anders terug. Je bent dan betrokken, geconcentreerd, je voelt dat je iets zinvols doet en er is plezier en tevredenheid als het geslaagd is en ook als zichtbaar of merkbaar is welke bijdrage je daarmee leverde. Op die manier plezier beleven aan je werk, daardoor ook energie opbouwen, een zekere trots hebben over wat je presteerde, een goed gevoel overhouden aan een klus, dat heb ik nauwelijks bij email. En ik betrap me erop dat mijn email-gedrag (werken voor het resultaat op korte termijn) ook mijn andere werkzaamheden gaat infecteren. Dat ik voor mijn gevoel meer bezig ben met het afwerken van klussen en minder geniet en oppervlakkiger bezig ben.

Ik wil dit graag doorbreken. En de zaken omdraaien. Eerst doen wat belangrijk is en dat op een goede manier doen, zodat ik er plezier aan beleef en gevoel heb zinnige dingen te doen. En de email de tweede of misschien wel derde of vierde plek geven in mijn werkgolgorde.

In een tweet over email was de volgende afbeelding bijgesloten. Mogelijk brengt dit u ook tot een vakantie-reflectie op uw emailgedrag en de gevoelens die daar bij horen. Laat het even rustig op je inwerken.

vacation

De twitterberichten die ik citeerde zijn een illustratie van hoge stresspiek aan het begin van de vakantie.

Dat het je tijdens de vakantie soms aanvliegt als je er aan denkt wat er na de vakantie allemaal moet gebeuren, is ook herkenbaar: de wat lagere stresspiek halverwege de vakantie. En ook de bevrijding, het gevoel even niet te moeten en alle ruimte en vrijheid te hebben. Spelen met de gedachte om niet meer terug te gaan, gewoon iets anders te gaan doen, meer relaxed, meer vrijheid. Maar de meesten zullen na de vakantie weer terugkomen in hun oude werksituatie. De grote schrik bij de opening van de mailbox, de stress-thermometer schiet omhoog, maar dan ontdekken dat er zoveel spam in zit.

Gedurende het zomerreces ontdekte ik dat ik weinig mails vanuit mijn werk krijg, maar wel veel nieuwsbrieven en alerts.

Ik ben nu bezig deze allemaal op te zeggen. Dat scheelt een heleboel digitale post. De meeste nieuwsbrieven las ik nooit, blij dat ik dit soort mails gewoon kon wegklikken zonder me schuldig te voelen. Dit is opnieuw een stap om mijn mailgedrag te veranderen.

 

 

Email is niet meer van deze tijd

Veranderen van gedrag is razend moeilijk. Vooral als het om een verslaving gaat. Email is een verslaving en er vanaf komen kost veel moeite. Het helpt in ieder geval als je vastloopt met je mail. Dan groeit het gevoel dat je dit niet meer wilt. Wat vooral ook helpt is dat je tot nieuwe inzichten komt en alternatieven ontdekt. Het eerste is bij mij al lang aan de gang. Ik wil niet meer zoveel tijd aan mijn mail besteden. McKinsey berekende dat de zakelijke gebruiker per dag 2 uur en 24 minuten met zijn mail bezig is. Ik denk dat ik tot dat gemiddelde behoor. Dat is meer dan een dag per week, dat is meer dan een maand per jaar! Dit wil ik niet meer. Ik wil weer de baas worden over mijn eigen (werk)tijd en niet langer onderhorig zijn aan slavendrijver Outlook Inbox. Het tweede, het ontstaan van nieuwe inzichten, dank ik aan het boekje ‘We Quit Mail’ van Kim Spinder . Die nieuwe inzichten wil ik met je delen.

emailEmail is niet meer van deze tijd. Daarom gebruiken we email nu voor iets waar het nooit voor bedoeld was.

Wie prutst er nog met cassettebandjes? Jongeren weten niet eens meer wat dit zijn. Maar wij mailen er nog lustig op los, ondanks dat het een uitvinding is uit begin jaren 70 en er ondertussen enorme ontwikkelingen zijn op het gebied van de sociale media.

Email kan maar één ding, een berichtje sturen van a naar b of van a naar b, c, d, e en f. Of naar een heel team. De ontvanger leest het en kan zo hij wil reageren, naar de afzender maar ook naar alle anderen die het berichtje hebben ontvangen. En als daar weer iemand op reageert en dat ook weer cct naar iedereen in de balk, dan ontstaat er een emailbom, die heel veel mensen een paar minuten van het werk houdt.

Email was bedoeld om te communiceren, informatie over te dragen, waardoor mensen beter en sneller zouden kunnen werken. Dat er juist veel communicatieproblemen door ontstaan, dat mensen minder face-to-face zijn gaan communiceren, dat veel mensen de vervelende dingen vooral via email (durven) uiten en daarmee veel leed veroorzaken in menselijke relaties, dat alles was niet voorzien.

Email past ook vooral in organisaties die op Angelsaksische leest zijn geschoeid. Organisaties die volgens de hark zijn georganiseerd, denken in hiërarchie, top-down worden bestuurd, vooral gericht zijn op aandeelhouderswaarde en gericht zijn op beheersing en control. Binnen dit concept is email ontstaan. Ondertussen leven we in andere tijden. Dit is niet meer de manier waarop de huidige professionals georganiseerd willen worden. Integendeel ze willen zelf voor de goede organisatievorm kiezen afhankelijk van de situatie of de onderhanden klus. Het Angelsaksische systeem heeft ons veel gebracht, maar dit systeem gaat steeds grotere haarscheuren vertonen. Andere manieren van denken over organisaties en leidinggeven aan professionals komen op en die vragen om andere manieren van communiceren. Meer open, meer verantwoordelijkheid bij de mensen zelf leggen, luisteren naar de professionals, meer ruimte voor creativiteit en diversiteit. Organisaties worden platter, niet macht en hiërarchie maar vakmanschap en professionele ruimte zijn van belang. Dat vraagt om andere manieren van communiceren. Email is daarvoor niet het geëigende middel. Als het al in gebruik blijft dan moet de rol van email sterk gereduceerd worden en alleen worden gebruikt waarvoor het geëigend is. En we moeten gebruik van nieuwe middelen die veel beter in staat zijn om professionals en teams hun werk goed te laten doen.

Deze inzichten helpen mij om andere wegen te gaan bewandelen, om email minder belangrijk te vinden, een zekere afstand daarvan te gaan innemen en dat is het begin van de losmaking uit de slavernij.

 

 

We Quit Mail

WQMVroeger kwam de post één keer per dag. Managementassistenten sorteerden het voor en dan lag het stapeltje voorbewerkte post voor je klaar. Ergens op de dag trok je daar een moment voor uit. Nu kennen we het fenomeen van digitale postbezorging. We hebben een emailbox en daar kan iedereen, onafhankelijk van tijd en plaats, zijn post direct in kwijt. Aanvankelijk vonden we deze uitvinding geweldig. Nu, vele jaren na dato, voelen we ons allemaal slaaf van onze Inbox. Er is zoveel mail dat ons werk voor een groot deel bestaat uit het verwerken daarvan. En groepen die samenwerken aan een project gebruiken email om te communiceren. Daar was email niet voor bedoeld en het werkt ook niet. Samenwerkende groepen die elkaar berichten sturen, waarop ieder weer reageert en de reactie cc-t naar de rest van de groep. Of nog erger, documenten die rondgestuurd worden, door verschillende groepsleden becommentarieerd worden en weer worden rondgestuurd naar een ieder. Het is een ramp. Het werkt niet. En toch doen we het allemaal en zijn de meesten van ons verslaafd aan de mail. De impact van mail op ons welbevinden is omgeslagen naar negatief. Persoonlijk vind ik de email het meest nare onderdeel van mijn werk. Ik zou het graag anders willen. Daarvoor volgde ik al eens de cursus ‘Meer effect’ en ik pas de principes toe uit ‘Getting things done’. Dat heeft me echt geholpen in eerdere fase van mijn werkzame leven. Op dit moment werkt dit  niet meer afdoende. Het boekje ‘We Quit Mail’ opende mijn ogen voor het feit dat email niet meer van deze tijd is. Dat we allang over de grenzen van dit medium heen zijn gegaan en daardoor gigantische problemen hebben met het gebruik ervan. Nog afgezien van alle sociale problemen die het met zich meebrengt. Toen ik als leraar werkte op een basisschool, nog voor het emailtijdperk, stonden we een kwartier voor schooltijd met elkaar in de gang, koffie te drinken, nieuwtjes uit te wisselen. Het was gewoon een gezellig kwartiertje met elkaar. Goed voor de teamgeest en je leefde met elkaar me. Nu gaat iedereen onmiddellijk achter de computer als hij op het werk komt en gaat mailen. Daardoor hebben we veel minder oog en oor voor elkaar. We sturen liever een mailtje naar de kamer naast ons, dan dat we er naar toe lopen en persoonlijk contact maken. Emailen is niet meer van deze tijd. Je moet ermee stoppen of het sterk verminderen en anders gaan (samen) werken. Dat heeft WQM mij geleerd. En die lessen ga ik in praktijk brengen.

N.a.v. Kim Spinder (2014). We quit mail. Amsterdam/Antwerpen: Business contact.