Veranderen van gedrag is razend moeilijk. Vooral als het om een verslaving gaat. Email is een verslaving en er vanaf komen kost veel moeite. Het helpt in ieder geval als je vastloopt met je mail. Dan groeit het gevoel dat je dit niet meer wilt. Wat vooral ook helpt is dat je tot nieuwe inzichten komt en alternatieven ontdekt. Het eerste is bij mij al lang aan de gang. Ik wil niet meer zoveel tijd aan mijn mail besteden. McKinsey berekende dat de zakelijke gebruiker per dag 2 uur en 24 minuten met zijn mail bezig is. Ik denk dat ik tot dat gemiddelde behoor. Dat is meer dan een dag per week, dat is meer dan een maand per jaar! Dit wil ik niet meer. Ik wil weer de baas worden over mijn eigen (werk)tijd en niet langer onderhorig zijn aan slavendrijver Outlook Inbox. Het tweede, het ontstaan van nieuwe inzichten, dank ik aan het boekje ‘We Quit Mail’ van Kim Spinder . Die nieuwe inzichten wil ik met je delen.
Email is niet meer van deze tijd. Daarom gebruiken we email nu voor iets waar het nooit voor bedoeld was.
Wie prutst er nog met cassettebandjes? Jongeren weten niet eens meer wat dit zijn. Maar wij mailen er nog lustig op los, ondanks dat het een uitvinding is uit begin jaren 70 en er ondertussen enorme ontwikkelingen zijn op het gebied van de sociale media.
Email kan maar één ding, een berichtje sturen van a naar b of van a naar b, c, d, e en f. Of naar een heel team. De ontvanger leest het en kan zo hij wil reageren, naar de afzender maar ook naar alle anderen die het berichtje hebben ontvangen. En als daar weer iemand op reageert en dat ook weer cct naar iedereen in de balk, dan ontstaat er een emailbom, die heel veel mensen een paar minuten van het werk houdt.
Email was bedoeld om te communiceren, informatie over te dragen, waardoor mensen beter en sneller zouden kunnen werken. Dat er juist veel communicatieproblemen door ontstaan, dat mensen minder face-to-face zijn gaan communiceren, dat veel mensen de vervelende dingen vooral via email (durven) uiten en daarmee veel leed veroorzaken in menselijke relaties, dat alles was niet voorzien.
Email past ook vooral in organisaties die op Angelsaksische leest zijn geschoeid. Organisaties die volgens de hark zijn georganiseerd, denken in hiërarchie, top-down worden bestuurd, vooral gericht zijn op aandeelhouderswaarde en gericht zijn op beheersing en control. Binnen dit concept is email ontstaan. Ondertussen leven we in andere tijden. Dit is niet meer de manier waarop de huidige professionals georganiseerd willen worden. Integendeel ze willen zelf voor de goede organisatievorm kiezen afhankelijk van de situatie of de onderhanden klus. Het Angelsaksische systeem heeft ons veel gebracht, maar dit systeem gaat steeds grotere haarscheuren vertonen. Andere manieren van denken over organisaties en leidinggeven aan professionals komen op en die vragen om andere manieren van communiceren. Meer open, meer verantwoordelijkheid bij de mensen zelf leggen, luisteren naar de professionals, meer ruimte voor creativiteit en diversiteit. Organisaties worden platter, niet macht en hiërarchie maar vakmanschap en professionele ruimte zijn van belang. Dat vraagt om andere manieren van communiceren. Email is daarvoor niet het geëigende middel. Als het al in gebruik blijft dan moet de rol van email sterk gereduceerd worden en alleen worden gebruikt waarvoor het geëigend is. En we moeten gebruik van nieuwe middelen die veel beter in staat zijn om professionals en teams hun werk goed te laten doen.
Deze inzichten helpen mij om andere wegen te gaan bewandelen, om email minder belangrijk te vinden, een zekere afstand daarvan te gaan innemen en dat is het begin van de losmaking uit de slavernij.