Email is niet meer van deze tijd

Veranderen van gedrag is razend moeilijk. Vooral als het om een verslaving gaat. Email is een verslaving en er vanaf komen kost veel moeite. Het helpt in ieder geval als je vastloopt met je mail. Dan groeit het gevoel dat je dit niet meer wilt. Wat vooral ook helpt is dat je tot nieuwe inzichten komt en alternatieven ontdekt. Het eerste is bij mij al lang aan de gang. Ik wil niet meer zoveel tijd aan mijn mail besteden. McKinsey berekende dat de zakelijke gebruiker per dag 2 uur en 24 minuten met zijn mail bezig is. Ik denk dat ik tot dat gemiddelde behoor. Dat is meer dan een dag per week, dat is meer dan een maand per jaar! Dit wil ik niet meer. Ik wil weer de baas worden over mijn eigen (werk)tijd en niet langer onderhorig zijn aan slavendrijver Outlook Inbox. Het tweede, het ontstaan van nieuwe inzichten, dank ik aan het boekje ‘We Quit Mail’ van Kim Spinder . Die nieuwe inzichten wil ik met je delen.

emailEmail is niet meer van deze tijd. Daarom gebruiken we email nu voor iets waar het nooit voor bedoeld was.

Wie prutst er nog met cassettebandjes? Jongeren weten niet eens meer wat dit zijn. Maar wij mailen er nog lustig op los, ondanks dat het een uitvinding is uit begin jaren 70 en er ondertussen enorme ontwikkelingen zijn op het gebied van de sociale media.

Email kan maar één ding, een berichtje sturen van a naar b of van a naar b, c, d, e en f. Of naar een heel team. De ontvanger leest het en kan zo hij wil reageren, naar de afzender maar ook naar alle anderen die het berichtje hebben ontvangen. En als daar weer iemand op reageert en dat ook weer cct naar iedereen in de balk, dan ontstaat er een emailbom, die heel veel mensen een paar minuten van het werk houdt.

Email was bedoeld om te communiceren, informatie over te dragen, waardoor mensen beter en sneller zouden kunnen werken. Dat er juist veel communicatieproblemen door ontstaan, dat mensen minder face-to-face zijn gaan communiceren, dat veel mensen de vervelende dingen vooral via email (durven) uiten en daarmee veel leed veroorzaken in menselijke relaties, dat alles was niet voorzien.

Email past ook vooral in organisaties die op Angelsaksische leest zijn geschoeid. Organisaties die volgens de hark zijn georganiseerd, denken in hiërarchie, top-down worden bestuurd, vooral gericht zijn op aandeelhouderswaarde en gericht zijn op beheersing en control. Binnen dit concept is email ontstaan. Ondertussen leven we in andere tijden. Dit is niet meer de manier waarop de huidige professionals georganiseerd willen worden. Integendeel ze willen zelf voor de goede organisatievorm kiezen afhankelijk van de situatie of de onderhanden klus. Het Angelsaksische systeem heeft ons veel gebracht, maar dit systeem gaat steeds grotere haarscheuren vertonen. Andere manieren van denken over organisaties en leidinggeven aan professionals komen op en die vragen om andere manieren van communiceren. Meer open, meer verantwoordelijkheid bij de mensen zelf leggen, luisteren naar de professionals, meer ruimte voor creativiteit en diversiteit. Organisaties worden platter, niet macht en hiërarchie maar vakmanschap en professionele ruimte zijn van belang. Dat vraagt om andere manieren van communiceren. Email is daarvoor niet het geëigende middel. Als het al in gebruik blijft dan moet de rol van email sterk gereduceerd worden en alleen worden gebruikt waarvoor het geëigend is. En we moeten gebruik van nieuwe middelen die veel beter in staat zijn om professionals en teams hun werk goed te laten doen.

Deze inzichten helpen mij om andere wegen te gaan bewandelen, om email minder belangrijk te vinden, een zekere afstand daarvan te gaan innemen en dat is het begin van de losmaking uit de slavernij.

 

 

We Quit Mail

WQMVroeger kwam de post één keer per dag. Managementassistenten sorteerden het voor en dan lag het stapeltje voorbewerkte post voor je klaar. Ergens op de dag trok je daar een moment voor uit. Nu kennen we het fenomeen van digitale postbezorging. We hebben een emailbox en daar kan iedereen, onafhankelijk van tijd en plaats, zijn post direct in kwijt. Aanvankelijk vonden we deze uitvinding geweldig. Nu, vele jaren na dato, voelen we ons allemaal slaaf van onze Inbox. Er is zoveel mail dat ons werk voor een groot deel bestaat uit het verwerken daarvan. En groepen die samenwerken aan een project gebruiken email om te communiceren. Daar was email niet voor bedoeld en het werkt ook niet. Samenwerkende groepen die elkaar berichten sturen, waarop ieder weer reageert en de reactie cc-t naar de rest van de groep. Of nog erger, documenten die rondgestuurd worden, door verschillende groepsleden becommentarieerd worden en weer worden rondgestuurd naar een ieder. Het is een ramp. Het werkt niet. En toch doen we het allemaal en zijn de meesten van ons verslaafd aan de mail. De impact van mail op ons welbevinden is omgeslagen naar negatief. Persoonlijk vind ik de email het meest nare onderdeel van mijn werk. Ik zou het graag anders willen. Daarvoor volgde ik al eens de cursus ‘Meer effect’ en ik pas de principes toe uit ‘Getting things done’. Dat heeft me echt geholpen in eerdere fase van mijn werkzame leven. Op dit moment werkt dit  niet meer afdoende. Het boekje ‘We Quit Mail’ opende mijn ogen voor het feit dat email niet meer van deze tijd is. Dat we allang over de grenzen van dit medium heen zijn gegaan en daardoor gigantische problemen hebben met het gebruik ervan. Nog afgezien van alle sociale problemen die het met zich meebrengt. Toen ik als leraar werkte op een basisschool, nog voor het emailtijdperk, stonden we een kwartier voor schooltijd met elkaar in de gang, koffie te drinken, nieuwtjes uit te wisselen. Het was gewoon een gezellig kwartiertje met elkaar. Goed voor de teamgeest en je leefde met elkaar me. Nu gaat iedereen onmiddellijk achter de computer als hij op het werk komt en gaat mailen. Daardoor hebben we veel minder oog en oor voor elkaar. We sturen liever een mailtje naar de kamer naast ons, dan dat we er naar toe lopen en persoonlijk contact maken. Emailen is niet meer van deze tijd. Je moet ermee stoppen of het sterk verminderen en anders gaan (samen) werken. Dat heeft WQM mij geleerd. En die lessen ga ik in praktijk brengen.

N.a.v. Kim Spinder (2014). We quit mail. Amsterdam/Antwerpen: Business contact.